Menggunakan Program Aplikasi Zotero untuk Mengelola Data Kepustakaan

Mengelola data kepustakaan mencakup mengatur folder dan sub-folder sebagai Collection dan Sub-collection, memasukkan data kepustakaan ke setiap folder dan sub-folder, dan melengkapi data kepustakaan dalam tab Infor, Notes, Tags, dan Related dalam program aplikasi Zotero. Mengatur folder Collection dan subfolder Sub-collection serta memasukkan data kepustakaan ke dalamnya dan cara melengkapi data kepustakaan dalam tab Infor sudah saya uraikan pada tulisan sebelumnya. Pada tulisan ini saya uraikan mengenai cara memasukkan pustaka secara manual dan cara melengkapi data dalam tab Notes, Tags, dan Related. Untuk melakukan semua ini, Anda perlu mengenal layar program aplikasi Zotero secara baik. Ketika membuka program aplikasi Zotero, terdapat tiga kolom kosong. Ketiga kolom tersebut adalah kolom kiri untuk menambahkan folder dan sub-folder, kolom tengah untuk menambahkan pustaka secara manual dan menampilkan data kepustakaan yang telah ditambahkan, baik secara manual maupun secara otomatis dengan menggunakan Zotero Connector, dan kolom kanan untuk mengatur data kepustakaan dari setiap pustaka yang sudah ditambahkan.

Memasukkan pustaka secara manual perlu dilakukan untuk pustaka tercetak yang data kepustakaannya tidak tersedia secara daring. Sebagai contoh adalah memasukkan data kepustakaan buku teks tercetak, laporan penelitian, tesis dan disertasi tercetak, dan sebagainya. Memasukkan data kepustakaan secara manual dapat dilakukan dengan cara:

1. Mengklik ikon New Item (tanda +), dilanjutkan dengan memilih jenis publikasi ilmiah yang data kepustakaaannya akan ditambahkan;
2. Mengklik ikon Add Item(s) by Identifier (ikon tongkat dan tanda +), dilajukan dengan menempelkan kode identifier pustaka yang data kepuatakaannya akan ditambahkan.
   

Di antara kedua cara tersebut, cara kedua mungkin tidak akan Anda gunakan karena jika Anda mempunyai pustaka tercetak dengan identifier, Anda dapat menggunakan identifier tersebut untuk mencari pustaka yang bersangkutan secara daring dan kemudian merekam datanya dengan menggunakan Zotero Connector. Untuk memasukkan data kepustakaan dengan menggunakan cara pertama, terlebih dahulu Anda perlu menentukan jenis pustaka yang data kepustakaannya akan Anda masukkan. Zotero menggolongkan pustaka menjadi jenis karya seni (Artwork), rekaman audio (Audio Recording), rancangan peraturan perundang-undangan (Bill), tayangan blog (Blog Post), buku (Book), bagian buku (Book Section), kasus hukum di pengadilan (Case), makalah konferensi dan seminar (Conference Paper), lema kamus (Dictionary Entry), dokumen (Document), surat elektronik (Email), artikel ensiklopedia (Encyclopedia Article), film (Film), tayangan forum (Forum Post), dengar pendapat (Hearing), pesan singkat (Instan Message), wawancara (Interview), artikel jurnal (Journal Article), surat (Letter), artikel majalah (Magazine Article), naskah publikasi (Manuscript), peta (Map), artikel koran (Newspaper Article), paten (Patent), podcast, presentasi (Presentation), siaran radio (Radio Broadcast), laporan (Report), perangkat lunak (Software), peraturan perundang-undangan (Statute), tesis dan disertasi (Thesis), siaran TV (TV Broadcast), rekaman video (Video Recording). Dari sekian banyak jenis pustaka yang dapat Anda gunakan, Anda mungkin akan menggunakan hanya beberapa di antaranya.

Ketika memasukkan pustaka secara manual, Anda perlu mengetahui bahwa setiap jenis pustaka mempunyai data kepustakaan wajib masing-masing sesuai dengan gaya perujukan pustaka yang akan digunakan. Misalnya untuk jenis pustaka artikel jurnal ilmiah yang akan dirujuk dengan menggunakan gaya perujukan pustaka APA Style, data kepustakaan wajibnya meliputi: judul (Title), penulis (Author), nama jurnal ilmiah (Publication), volume (nomor) terbitan (Volume), halaman (Page), tahun terbit (Date), dan DOI atau URL (jika DOI tidak tersedia). Untuk mengetahui data wajib dari jenis pustaka tertentu, silahkan periksa jenis pustaka yang sama yang data kepustakaannya telah Anda rekam sebelumnya secara otomatis dengan menggunakan Zotero Connector. Setelah membandingkan, silahkan melengkapi sesuai dengan data kepustakaan dari pustaka sejenis yang Anda rekam secara otomatis. Memasukkan data kepustakaan Anda lakukan dengan mengetikkannya di dalam kotak yang disediakan pada tab Info dalam kolom kanan program aplikasi Zotero. Setelah Anda selesai mengetikkan data kepustakaan wajib untuk setiap jenis pustaka, data kepustakaan tersebut akan ditampilkan di dalam kolom tengah. Mengetikkan data kepustakaan pada kotak yang disediakan dalam tab Info dapat dilakukan dengan mudah, kecuali mungkin mengetikkan nama penulis.

Menu Author terdiri atas pilihan Author, Contributor, Editor, Reviewed Author, dan Translator. Untuk pilihan ini, yang paling sering Anda gunakan adalah pilihan Author, disusul kemudian oleh pilihan Editor. Setiap pilihan terdiri atas kotak nama belakang (last) dan nama depan (first). Gunakan kotak nama belakang untuk mengetik hanya nama belakang dan kotak nama depan untuk mengetik singkatan nama depan dan nama tengah. Perhatikan bahwa untuk penulis bangsa China, Taiwan, Vietnam, dan bangsa-bangsa serumpunnya, nama belakang dapat dituliskan di depan nama depan, misalnya nama belakang Xi Jinping adalah Xi, bukan Jinping. Jika penulis lebih dari satu orang, silahkan klik tanda + di sebelah kanan kotak nama depan penulis pertama dan seterusnya, sampai semua nama penulis dimasukkan. Nama editor perlu dimasukkan untuk buku teks yang setiap babnya ditulis oleh banyak orang ketika:

1. Merujuk buku teks yang bersangkutan secara keseluruhan, dengan menggunakan hanya nama editor dengan cara mengklik pilihan Editor;
   
2. Merujuk bab tertentu dalam buku yang bersangkutan, dengan mencantumkan nama penulisjudul buku, disertai dengan jusul bab, nama editor, dan halaman awal dan halaman akhir bab yang dirujuk. Untuk memasukkan nama penulis, klik pilihan Author dan kemudian untuk memasukkan nama editor klik pilihan Editor.

 Untuk setiap pustaka yang data kepustakaannya sudah Anda masukkan, Anda dapat menambahkan catatan (Notes), kata pengenal (Tags), dan keterkaitan dengan pustaka lain (Related). Catatan dapat memuat keterangan khusus mengenai pustaka yang bersangkutan, kata pengenal merupakan kata yang dapat mencerminkan isi pustaka secara tepat, dan keterkaitan dengan pustaka lain mencantumkan pustaka lain yang berkaitan dengan pustaka yang bersangkutan. Ketiga data kepustakaan tambahan tersebut dapat Anda berikan dengan cara:

1. Catatan, dengan mengklik tab Notes dan mengetikkan catatan yang sesuai dengan pustaka yang bersangkutan;
2. Kata pengenal, dengan mengklik tab Tags dan tombol Add lalu mengetikkan sejumlah kata kunci yang dapat mencerminkan isi pustaka dengan tepat. Sering kali kata pengenal sudah diberikan dalam Bahasa Inggris, tetapi Anda dapat menggantinya dengan Bahasa Indonesia dan menambahkan kata pengenal dalam bahasa Indonesia dengan mengklik tanda +
3. Keterkaitan dengan pustaka lain, dengan mengklik tab Related dan tombol Add, lalu mengklik pilihan pustaka yang menurut Anda berkaitan, dari pilihan yang ditampilkan dalam kotak pilihan.

Pencantuman ketiga data kepustakaan tersebut di atas bersifat opsional, Anda isi jika menurut Anda diperlukan.

Terakhir, Anda perlu mengetahui cara menghapus dan mengganti nama folder dan sub-folder, menghapus pustaka dari satu sub-folder, menghapus pustaka dari perpustakaan (Library), dan memindahkan pustaka dari satu sub-folder ke sub-folder lain. Untuk menghapus atau mengganti nama folder atau sub-folder, silahkan klik kanan folder atau sub-folder yang akan dihapus atau diganti nama, lalu pilih Delete Collection (Sub-collection) atau Rename Collection (Sub-collection). Untuk menghapus pustaka dari satu folder atau sub-folder tetapi membiarkan tetap ada dalam perpustakaan (Library), klik kanan pustaka yang bersangkutan pada kolom tengah lalu pilih Remove Item from Collection (Sub-collection). Untuk menghapus pustaka dari perpustakaan, klik kanan pustaka yang bersangkutan pada kolom tengah lalu pilih Move Item to Trash.